會前工作:

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

會中工作:

9、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人(含領(lǐng)導、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作:

20、會務服務的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領(lǐng)導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。