客房

根據(jù)與會(huì)者的情況，預(yù)訂相應(yīng)數(shù)量的單人房、雙人房，同時(shí)還需注意VIP客房的需求，對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，住宿是不太好管理的工作，主要是與會(huì)者常常會(huì)因故改變計(jì)劃，往往造成酒店客房不夠住或產(chǎn)生房損的情況，給會(huì)議造成不必要的麻煩和損失；因此需要定時(shí)的與酒店溝通預(yù)報(bào)訂房數(shù)量，最大限度地降低損失風(fēng)險(xiǎn)；

餐飲

一般而言餐飲的形式有：自助餐、圍桌餐；類別有：中式、西式、清真系列，統(tǒng)一安排餐飲對(duì)控制會(huì)議成本非常重要，自助餐：一般可發(fā)餐劵控制，提前指定用餐標(biāo)準(zhǔn)和菜譜，適合于中型以上的會(huì)議；圍桌餐：比較復(fù)雜，特別是大型的會(huì)議，需要考慮開(kāi)餐的時(shí)間、人數(shù)、就餐證、同桌者的安排、特殊飲食習(xí)慣、酒水種類等；會(huì)議期間還需注意餐廳用具的衛(wèi)生情況以免發(fā)生與會(huì)者的健康事故；另外會(huì)場(chǎng)茶歇可配備曲奇、巧克力餅、小蛋糕、獨(dú)立小包裝的小吃糖果以及健康飲料等。

交通

會(huì)議的交通涉及的環(huán)節(jié)，出發(fā)地至?xí)h舉辦地的交通，包括航班、鐵路、公路、客輪以及目的地的機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭至?xí)h酒店的交通；會(huì)議期間的交通，包括酒店、會(huì)場(chǎng)、用餐地點(diǎn)的交通，會(huì)后考察以及其他與會(huì)者的交通；歡送及返程交通，包括航班、鐵路、公路、客輪至機(jī)場(chǎng)、車站、港口的交通；